Desde el inicio de la pandemia mundial, el número de personas que trabajan en su casa se triplicó (Según un estudio reciente del fabricante Logitech) y con ello cambiaron para siempre el funcionamiento y la organización empresarial. La siguiente normalidad está a nuestras puertas y las empresas se ven obligadas a replantearse sus modelos de negocios para desenvolverse en el mundo tras la pandemia.

Para los departamentos de TI eso implica que deben fomentar la adopción de nuevas tecnologías para impulsar la productividad y la colaboración, sea cual sea el enfoque elegido. Las oficinas y los espacios de trabajo en la casa también deben estar preparados y equipados para mantener la seguridad y la conexión de los empleados. Por esa razón, el video se convirtió rápidamente en una herramienta vital que ahora forma parte esencial de muchas estrategias de modelo de negocios.

Sólo en marzo de 2020, el total de videollamadas realizadas con Microsoft Teams aumentó más de un 1.000%2 y Zoom registró un incremento interanual de clientes de un 354%3.

Además de convertirse en el medio estándar para el trabajo en equipo a distancia, la colaboración con video es clave para lograr la integración, la productividad y la eficiencia.

ESCENARIOS DE REGRESO AL TRABAJO EN LA EMPRESA

Las organizaciones se están preparando para su «nueva normalidad», que podría significar el regreso a la empresa de la mayoría de los empleados o una estrategia para continuar con el teletrabajo. O tal vez un modelo híbrido de ambos escenarios. Cada enfoque requiere planes meticulosos y, para que la transición sea fluida, es importante proporcionar a los empleados las herramientas adecuadas y la asistencia necesaria para llevar a cabo la estrategia elegida para la nueva normalidad.

ESCENARIO 1: TELETRABAJO

Los espacios de trabajo en casa variarán en cada caso. En el entorno de teletrabajo actual, comparado con el existente antes de la pandemia, las distracciones domésticas y los cambios en la rutina, la salud y el estado emocional personal parecen haber sido los dos aspectos más afectados. Se debe priorizar el bienestar, ofreciendo asesoramiento sobre cómo organizar un espacio de trabajo personal óptimo, proporcionando pautas de prácticas de trabajo recomendadas y asegurando el debido equipamiento de los empleados con las herramientas necesarias para mantenerlos conectados e integrados.

ESCENARIO 2: EL REGRESO A LA OFICINA

Para mantener los estándares de higiene, será esencial proporcionar espacio suficiente entre las mesas, emitir recordatorios para que los empleados limpien sus equipos a diario y desinfectar puntos de contacto físico frecuente, como las impresoras. El desarrollo de una cultura basada en el video es crucial para que los empleados se mantengan conectados en la fase de regreso a la oficina. Las salas de reuniones, de cualquier tamaño, deben estar equipadas para realizar videoconferencias que permitan comunicarse a los equipos. Y los asientos disponibles deben garantizar el mantenimiento de la distancia entre los presentes en la sala.

ESCENARIO 3: EL ENFOQUE HÍBRIDO

Estudios recientes revelan que en las organizaciones que cuentan con opciones de teletrabajo el nivel de integración de los empleados es superior al de las organizaciones que no ofrecen ninguna opción y al de las basadas exclusivamente en el teletrabajo.

En caso de decidir que este enfoque híbrido es el adecuado para la organización, se deben combinar dos aspectos de los escenarios 1 y 2. Para facilitar un regreso seguro al lugar de trabajo, los responsables del negocio y los departamentos deben ponerse de acuerdo en lo relativo al número máximo de empleados concurrentes y los plazos para un regreso progresivo.

PASOS IMPORTANTES EN LA TRANSICIÓN:

MANTENER: QUÉ PERMANECE IGUAL

1. CONECTIVIDAD Los empleados deben mantenerse conectados, estén donde estén. Para ello se les deben proporcionar herramientas de colaboración y productividad con las que puedan realizar su trabajo del mejor modo posible, en cualquier sitio.
2. ESPACIOS DE REUNIÓN La empresa seguirá necesitando espacios de reunión, como salas de conferencias, en las que puedan colaborar personas y equipos de distintos departamentos.
3. ESTÁNDARES DE SERVICIO DE ATENCIÓN AL CLIENTE La posibilidad de proporcionar un servicio altamente personalizado es más importante que nunca. Para que la marca sea competitiva y cuente con la confianza de los clientes, la comunicación debe seguir siendo humana y personalizada al máximo mediante las herramientas apropiadas.

ADAPTACIÓN: QUÉ DEBE CAMBIAR

1. ORGANIZACIÓN DE UNA SALA DE REUNIONES La empresa debe ayudar a la fuerza laboral híbrida equipando con video las salas de reuniones pequeñas y medianas que antes carecían de él, para facilitar las conexiones virtuales cara a cara con los integrantes de los equipos y con los clientes.
2. HERRAMIENTAS PARA TELETRABAJADORES Un 90% de los empleados opina que ahora cuentan con la confianza de sus directivos para trabajar remotamente9. Los empleados que han demostrado que pueden desempeñar a distancia sus tareas —entre ellos los servicios de marketing y atención al cliente— necesitan las herramientas adecuadas.
3. POLÍTICAS DE USO COMPARTIDO La salud y la higiene determinan muchos cambios en la oficina. Se deben tomar nuevas medidas para que los empleados puedan seguir trabajando de forma flexible, a la vez que mantienen la distancia y respetan las normativas de seguridad.

INNOVAR: QUÉ ES LO NUEVO

1. MÉTODOS DE INTERACCIÓN CON LOS CLIENTES Tal vez los departamentos de ventas o atención al cliente no tengan mucha práctica con el uso del video. Para satisfacer las expectativas cambiantes de los clientes, todos los empleados —sea cual sea su grado de aptitud técnica— deben equiparse y estar preparados para nuevas formas de interacción virtual con los clientes.
2. ANÁLISIS DE SALAS Con tecnología de aprendizaje automático capaz de detectar si las personas están demasiado cerca unas de otras, TI puede identificar rápidamente problemas de espacio y advertir de ello a los departamentos de Recursos Humanos e instalaciones, con el fin de velar por la seguridad de la fuerza laboral.
3. RESPONSABLES DE COLABORACIÓN LOCALES Este enfoque innovador está siendo adoptado por muchas organizaciones a beneficio de los departamentos de TI. Se identifica y se certifica a superusuarios de colaboración de video, que se convierten en responsables de colaboración locales de sus equipos, departamentos o países.

En Techno Sys Soluciones estamos a su disposición para ayudar hacer que la transición a un mundo conectado, donde el teletrabajo fluya de manera natural y eficiente, póngase en contacto con nosotros para saber más.

Fuente: Publicaciones Logitech